了解ですは目上に使っていい?敬語とメールの正しい使い方!

Pocket

「ご苦労様です」は目上の人には使ってはいけないなど、ビジネスシーンでの敬語には気を使うものです。

でも自覚がないだけで、目上の人に敬語を誤用している心配はありませんか?

何気なく会話やメールで使っているその言葉、本当はとても失礼な言い回しかも!

「了解です」や「大変参考になりました」など、一見誤用と気付かない言葉も…。

「了解です」が間違いなら何と言い換えればいいの!?というあなたに、ビジネスシーンで恥をかかない敬語とメールのマナーをご紹介します!

目次
■目上の人に「了解です」は使っていい?
■間違いやすいビジネス敬語
■注意が必要!メールマナーをおさらい
■最後に

【スポンサードリンク】

目上の人に「了解です」は使っていい?

上司からの指示、取引先からの依頼を受けた時、あなたは何と答えていますか?

「了解です」「了解しました」と言っていませんか?

一般的なビジネスマナーでは「了解です」は正しい敬語とされていません。

この場合、正しくは「かしこまりました」「承りました(うけたまわりました)」「承知しました」というのがいいでしょう。

中でも「かしこまりました」「承りました」は少々堅苦しい言い回しかも知れませんが、敬意が高くお客様や取引先などに使っても失礼のない言葉です。

「承知しました」はそれらより少し砕けた言葉になりますが、会社の上司などには使いやすい言葉ですね。

とは言え、かなり浸透した目上の人への「了解です」という言葉。

とあるアンケートでは、目下の人に「了解です」と言われて不快に感じる人は、たった10%だったという結果もあります。

そもそも誤用であると知らない人や「かしこまりました」などの言葉は堅苦しいという人も多いようです。

ただ、不快に感じないと回答した人でも、会話の中では気にならないがメールでは違和感があるといった声も。

また、経営者といった社会的地位の高い人や公務員など形式を大切にする職種では、目下の人からの「了解です」に不快感を持つ人が多い傾向にあるということです。

「了解です」という言葉は「了解」という言葉自体に敬意を含まない点や、業務・作業中にさっと返答する言葉として使われるため、ぶっきらぼうに感じる人もいるのです。

しかし近年では「了解致しました」は敬語として認められるとするマナー本もあるようですが、相手の人柄や関係性によっては避けた方が無難な言葉ではあります。

間違いやすいビジネス敬語

「了解です」のように、間違いやすい敬語をご紹介します。

ご苦労様です

これは誤用の指摘が多く、意識している人も多いかも知れません。
→正 「お疲れ様です」

どちらにいたしますか

「致す」は謙譲語なので、自分のことをへりくだって使う言葉です。
→正 「どちらになさいますか」

○○様でございますね

「ございます」は丁寧語ですが、慣例的に自分に関することに使うことが普通です。
→正 「○○様でいらっしゃいますね」

~をご持参ください

「持参」という言葉は、慣例的に謙譲表現に使われるので避けた方が無難です。
→正 「~をお持ちください」

【スポンサードリンク】

注意が必要!メールマナーをおさらい

メールマナーなんて今更…と思われるかも知れませんが、会社や業界の慣習で、正しいマナーではないケースもありますのでおさらいしておきましょう。

宛先

「TO」
メールを送りたい相手のメールアドレスを入力します。複数のアドレスを入力することも出来ます。

「CC(カーボンコピー)」
念のため見ておいて下さいね、という意味です。返信義務はありません。「TO」と「CC」に入れた人全員が、同じメールが誰に送信されているか分かります。

「CC」を使用する時の注意点
メールを受信する人同士がお互いの連絡先を知っても問題ない関係なのか確認すること。自分のメールアドレスが面識がない人にも知られてしまうので個人情報の漏洩になりかねません。

メールの冒頭に「○○株式会社 営業課 主任 ●●様」といったように「TO」で送る相手の宛名を書きますが、ここにカッコ書きで(CC:○○株式会社 営業課 △△様)といったように「CC」の相手の宛名を入れます。そのメールを誰と誰が受信するのか明確にすることで、見落としも減りトラブル回避にもつながります。

「BCC(ブラインドカーボンコピー)」
BCC受信者には、自分の他に誰に同じメールが届いているか分かりません。また、「TO」「CC」のメールにも表示されません。

面識がない複数の相手へ一斉送信する場合や、報告として念のため自分の上司や同僚に送信する場合などに使います。

「BCC」を使用するときの注意点
「BCC」で送る相手が目上の人や取引先の相手の場合は「一斉送信のためBCCで失礼します」といったように一言伝えておくと、失礼な印象を与えません。

件名

件名は内容が曖昧になる書き方は避け、「○○案件のご報告」「6/14(火)打ち合わせの補足」など、分かりやすく簡潔に書きます。

件名に【至急】などを付ける人もいるようですが、受信者の優先順位を考えない失礼な書き方ですので気を付けましょう。

本文

相手の名前だけでなく、会社・団体名・部署・肩書きを正しく書きましょう。

(株)のように略して書いたり、相手の社名を略すのは禁物です。

時候の挨拶は不要ですが、「いつもお世話になっております」などの簡単な挨拶から始め、5W1Hに気を付けて、段落に分ける、箇条書きにするなど、一目で見て分かりやすくなるよう、書き方には注意しましょう。

複雑な内容、重要な内容の場合は電話でフォローするのが確実です。

データを添付する際は、事前に相手の承諾を得てから送ると、相手に心理的負担を掛けずに済みます。

文末には自分の会社名・部署名・氏名を署名します。

最後に

自分はマナーに反することをされても気にならないという人もいるかも知れませんが、マナーに反する言動で「自分は尊重されていない」と感じる人もいます。

ぜひ、独りよがりではないビジネスマナーを身につけ、円滑なお仕事の一助として下さいね。

【スポンサードリンク】
サブコンテンツ

このページの先頭へ